Google Sheet 101 : ไม่ต้องนั่งนับ เรียนรู้การใช้ countif คู่กับ Checkbox

กว่าจะได้กลับมาเขียนอีกครั้ง ก็ผ่านไปนานหลายเดือนเลย วันนี้จังหวะเหมาะๆ คิดว่าเอาอะไรง่ายๆไม่ยากนักมาเขียนหน่อยกับ Google Sheets 101

นั่นก็คือการทำ Checkbox (กล่องให้กดติ๊กเครื่องหมายถูก) กับการใช้สูตร countif นั่นเอง

การสร้างกล่อง Checkbox นั้นง่ายนิดเดียวเพียงแค่ไม่กี่คลิก

สมมติเรากำลังทำการทำตารางเช็คการเข้าเรียนตามภาพ คือ มีชื่อ, วันที่ และจำนวนกันการเข้าเรียน

วิธีสร้าง Checkbox

คลิกเลือกช่องทั้งหมดที่เราต้องการจะสร้าง Checkbox

หลังจากนั้นเลือกไปที่เมนู Insert (แทรก) > Checkbox (ช่องทำเครื่องหมาย) แค่นี้เราก็จะได้กล่อง Checkbox มาทุกช่องที่เราเลือกแล้ว

เริ่มนับง่ายๆ ด้วยการใช้ COUNTIF

มาถึงการสร้างสูตรการนับจำนวนช่องที่มีการติ๊กถูกบ้างละครับ

ก่อนจะไปที่สูตร มาทำความรู้จักช่อง Checkbox กันก่อนครับ

ในส่วนของ Checkbox นั้น มีหลักการง่ายๆ คือ เมื่อมีการติ๊กถูกช่องไหน ช่องนั้นจะมีค่าเป็น True ส่วนช่องไหนไม่มีการติ๊กใดใดจะถือว่ามีค่าเป็น False

ดังนั้นการที่เราทำการนับว่าช่องไหนมีการติ๊กถูก หรือ ไม่มีติ๊กนั้น ก็เพียงแค่ทำการนับว่ามี True หรือ False กี่ช่องนั่นเอง

ซึ่งสูตรที่เราจะใช้ในการนับก็คือสูตร countif นั่นเอง

COUNTIF SYNTAX

=COUNTIF(range, criterion)

range คือ ช่วงที่เราต้องการนับ

criterion คือ เงื่อนไขที่เราต้องการให้นับ หากตรงตามเงื่อนไขก็นับ 1

การใช้งาน COUNTIF

ในภาพตัวอย่างคอลัมน์ G คือหัวข้อ Total Attended นั้น ให้ใส่สูตร COUNTIF ได้เลย โดยหากทำตามตัวอย่างนี้ให้เขียนสูตรลงไปในแต่ละบรรทัด แบบนี้เลยครับ

=COUNTIF(B3:F3, TRUE)

ซึ่งในแต่ละบรรทัดให้เปลี่ยนตัวเลขไปตามบรรทัดนะครับ สูตรด้านบนนี้สำหรับบรรทัดที่ 3 หากเป็นบรรทัดที่ 4 ก็ให้เปลี่ยนเป็นเลข 4 นะครับ หรือหากขี้เกียจจะใช้วิธีการลาก Fill Handle ก็ได้ โดยการคลิกที่จุดขวาล่างของช่องนี้ แล้วลากลงไปเลยครับ

ไว้วันหลังจะมาแนะนำวิธีการเขียนสูตรบรรทัดเดียวแล้วให้มันทำแต่ละบรรทัดให้เองนะครับ (ติดไว้ก่อน) หรือไม่ก็ลองศึกษาการใช้ ARRAYFORMULA() กันไปก่อนเลยก็ได้นะครับ

ทีนี้ ลองทดสอบด้วยการติ๊กทีละช่องครับ ช่องสุดท้าย Total Attended ก็จะนับจำนวนที่ติ๊ก (TRUE) ให้แบบ Real-time แล้วครับ

COUNTIF ง่ายนิดเดียว ปรับใช้ได้หลากหลาย

ง่ายใช่ไหมครับ ทีนี้ก็สามารถนำไปปรับใช้ได้หลากหลายเลยนะครับ โดยหลักๆ แล้วสูตรนี้เป็นไปตามชื่อเลย คือ การนับที่มีเงื่อนไข ซึ่งเราไม่จำเป็นจะต้องนับ Checkbox อย่างเดียวก็ได้ แต่ก็กำหนดเงื่อนไขอื่นๆ ได้ด้วย เช่น ให้นับตัวเลขบางตัว เราก็ใส่ตัวเลขนั้นลงไปใน Criterion หรือ การนับจำนวนชื่อที่ต้องการอย่างเช่น “Apple” ก็ใส่ลงไปในเงื่อนไขได้เลย โดยหากเป็นตัวอักษรจะต้องใส่เครื่องหมายคำพูดไว้ด้วยนะครับ

ลองหัดเล่นดูนะครับ

อันนี้เป็นคลิปตัวอย่างนะครับ